El termino PDCA es un concepto que describe los pasos a seguir para desarrollar procesos de mejora continua principalmente a nivel empresarial.
Sin embargo, cuando se habla de mejora continua, se debe entender en un primer instante, como una vía para crear inicialmente estabilidad en las diferentes actividades o procesos, ya sean personales, profesionales o empresariales. Posteriormente se llega a una segunda etapa donde se aplican tres (3) pasos esenciales para poder generar un cambio o mejora que debe ser evaluada, para luego utilizar un cuarto y último paso que genere una continuidad a medida que se realiza una nueva mejora. Te presento a continuación esos 4 pasos relacionados al PDCA.
El termino PDCA o lo que se entiende por sus siglas en Ingles como Plan (Planificar), Do (Hacer), Check (Verificar), Act (Actuar), es un acrónimo utilizado a nivel empresarial como una herramienta de gran alcance y fácil aplicación que define el estado actual de un proceso y cuáles serían las alternativas necesarias para mejorarlo de manera continua. En base a esto, la Mejora continua es el conjunto de acciones dirigidas a obtener la mayor calidad posible de los productos, servicios y procesos de una empresa. La mayoría de las grandes empresas disponen de un departamento dedicado exclusivamente a mejorar continuamente sus procesos de fabricación. Esto se traduce en reducción de costos y tiempo, dos factores básicos en cualquier estrategia de mejora continua que persiga el crecimiento de una organización.
El proceso de mejora continua es la forma más efectiva de mejora de la calidad y la eficiencia en las organizaciones. El éxito de cualquier método que actualmente utilizan las organizaciones para gestionar aspectos tales como calidad (ISO 9000), medio ambiente (ISO 14000), salud y seguridad ocupacional (OHSAS 18000) depende del compromiso hacia la mejora de todos los niveles, especialmente de la alta dirección, y permite desarrollar políticas, establecer objetivos y procesos, así como tomar las acciones necesarias para mejorar su rendimiento.
El Ciclo PDCA
Basado en un concepto ideado por Walter A. Shewhart, el Ciclo PDCA constituye una estrategia de mejora continua de la calidad en cuatro pasos, también se lo denomina espiral de mejora continua. El Ciclo PDCA también es conocido como “Círculo de Deming“, ya que fue el Dr. Williams Edwards Deming uno de los primeros que utilizó este esquema lógico en la mejora de la calidad y le dio un fuerte impulso. Las siglas PDCA son el acrónimo de las palabras inglesas Plan, Do, Check, Act, equivalentes en español a Planificar, Hacer, Verificar, y Actuar.
El círculo de Deming lo componen 4 etapas cíclicas, de forma que una vez acabada la etapa final se debe volver a la primera y repetir el ciclo de nuevo, de forma que las actividades son reevaluadas periódicamente para incorporar nuevas mejoras. La aplicación de esta metodología está enfocada principalmente para ser usada en empresas y organizaciones, pero desde un punto de vista muy particular, puede ser también utilizado para el desarrollo de actividades diarias tanto personales como profesionales que permitan la mejora continua de nuestro desempeño.
¿Cómo implantar el Ciclo PDCA?
Los cuatro pasos que componen el ciclo son los siguientes:
1. Planificar (Plan): Se buscan las actividades susceptibles de mejora y se establecen los objetivos a alcanzar. Para buscar posibles mejoras se pueden realizar grupos de trabajo, escuchar las opiniones de los trabajadores, buscar nuevas tecnologías mejores a las que se están usando ahora, etc. En el caso individual o profesional, se puede preguntar a amigos o familiares si observa alguna debilidad a nivel personal o profesional (manejo del tiempo, uso de palabras o gestos repetitivos, tono de voz, perdida de llaves, entre otros) que al ser modificados pueda mejorar sus resultados en el trato con los demás y en la efectividad de sus actividades.
2. Hacer (Do): Se realizan los cambios para implantar la mejora propuesta. Generalmente conviene hacer una prueba piloto para probar el funcionamiento antes de realizar los cambios a gran escala. En el caso individual o profesional, realizar el análisis interior de los comentarios recibidos y determinar si pudieran estar generando condiciones contraproducentes, a fin de tomar la decisión firme de hacer los cambios necesarios para la mejora (llevar una agenda diaria, buscar amigos que alerten sobre las palabras y gestos, comprar y comenzar a utilizar un llavero y definir una posición fija para las llaves al llegar a casa u oficina, entre otros).
3. Controlar o Verificar (Check): Una vez implantada la mejora, se deja un periodo de prueba para verificar su correcto funcionamiento. Si la mejora no cumple las expectativas iniciales habrá que modificarla para ajustarla a los objetivos esperados. En base a escenarios individuales, se puede chequear diariamente las mejoras realizada definiendo objetivos o metas concretas con indicadores fáciles de medir que permitan evaluar la mejora, sobre todo durante 21 días, que seria los días mínimos necesarios para generar un nuevo habito.
4. Actuar (Act): Por último, una vez finalizado el periodo de prueba se deben estudiar los resultados y compararlos con el funcionamiento de las actividades antes de haber sido implantada la mejora. Si los resultados son satisfactorios se implantará la mejora de forma definitiva, y si no lo son habrá que decidir si realizar cambios para ajustar los resultados o si desecharla. Una vez terminado el paso 4, se debe volver al primer paso periódicamente para estudiar nuevas mejoras a implantar. A continuación se presenta un cuadro mas detallados de las actividades que se deben desarrollar para implementar este acrónimo y que son factibles de aplicar a nivel personal y profesional.
Para comprender mejor la imagen, se debe entender por:
Estandarización: Definir el nuevo modo en que se va a desarrollar la tarea y que todos deben realizarla de la misma manera. Ej.: Colocar las llaves en el mismo llavero a la llegada a casa.
Análisis de Causa Raíz: Determinar luego de la verificación, las razones por las que no se logró algún objetivo propuesto. Ej.: Se perdieron de nuevo las llaves!!!. De quien son las llaves perdidas y determinar la razón por la que se extraviaron (algo grave o fortuito) y tomar las acciones pertinentes (compra de llaves más grandes, cambio por llaves de colores, cambio de cerraduras por robo, entre otros)
Crees que es factible aplicar esta herramienta empresarial a tus actividades personales? Déjame tus comentarios, para conocer otros ejemplos en los que pueda ser implementada.